Totto fortalece su compliance digital mediante la implementación de un ecosistema de cumplimiento electrónico que busca optimizar su operación global, reducir riesgos fiscales y fortalecer la gestión documental en los mercados donde opera. La iniciativa fue desarrollada junto con ESTELA y responde a la necesidad de gestionar de forma más eficiente el creciente volumen de transacciones y las exigencias regulatorias.
La compañía, dedicada a la comercialización de mochilas, maletas y accesorios, tiene presencia en 52 países y una red cercana a 250 puntos de venta. Su operación incluye proveedores, franquicias y diferentes canales comerciales, lo que implica la administración de cientos de miles de documentos electrónicos cada mes.
Con este proyecto, Totto fortalece su compliance digital al integrar automatización, trazabilidad e interoperabilidad con sus sistemas empresariales, permitiendo disminuir procesos manuales, mejorar el control de la información y aumentar la eficiencia operativa.
El cumplimiento digital como parte de la estrategia empresarial
La transformación respondió a la necesidad de cumplir con las disposiciones de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), garantizando el control y la correcta gestión de los documentos electrónicos en un entorno regulatorio cada vez más exigente.
Según la compañía, el fortalecimiento del cumplimiento fiscal dejó de ser únicamente una obligación normativa para convertirse en un componente estratégico del negocio, al facilitar la reducción de riesgos, la automatización de procesos críticos y la posibilidad de escalar las operaciones con mayor seguridad, eficiencia y transparencia.
Este panorama coincide con las tendencias internacionales. De acuerdo con el Global Compliance Study 2025 de PwC, el 82 % de las empresas a nivel mundial prevé aumentar sus inversiones en tecnología para fortalecer sus actividades de cumplimiento normativo.
El estudio señala que entre los principales beneficios identificados por las organizaciones se encuentran una mayor visibilidad de los riesgos y de las actividades de cumplimiento (64 %), una respuesta más rápida frente a incidentes (53 %), una mejor calidad en la generación de informes (48 %) y avances en productividad, eficiencia operativa y reducción de costos (43 %).
Una operación de gran escala con altos volúmenes documentales
Uno de los principales retos para Totto estaba relacionado con el tamaño de su operación. La empresa administra una amplia red internacional de negocios que exige mantener altos niveles de control documental y cumplimiento regulatorio.
Solo en Colombia recibe entre 3.000 y 3.500 facturas de proveedores cada mes y procesa aproximadamente 300.000 facturas mensuales a través de sus diferentes canales de venta. Este volumen representa una importante carga administrativa y demanda procesos que garanticen precisión, trazabilidad y rapidez.
Patricia Bustos, Coordinadora de Cuentas por Pagar en Totto, explicó que operar bajo estas condiciones significaba gestionar una complejidad creciente mientras aumentaban tanto el volumen de transacciones como las exigencias regulatorias.
Además, parte de los procesos de emisión, recepción y administración documental se desarrollaban de forma manual, lo que incrementaba el riesgo de errores y dificultaba el seguimiento de la información durante cada etapa de la operación.
Totto fortalece su compliance digital con una plataforma integrada
Para responder a estos desafíos, la empresa implementó junto con ESTELA una estrategia enfocada en fortalecer el cumplimiento digital mediante la integración de diferentes soluciones tecnológicas.
La plataforma incorpora herramientas de facturación electrónica, recepción de documentos electrónicos, gestión documental, automatización de procesos, reportería, trazabilidad documental e integración mediante APIs con Microsoft Dynamics. Asimismo, incluye el uso de inteligencia artificial aplicada a procesos documentales.
Joly Anillo, Lideresa de ESTELA en Colombia, señaló que el objetivo principal no consistía únicamente en digitalizar documentos, sino en desarrollar un ecosistema transaccional capaz de responder en tiempo real a operaciones de alta complejidad, garantizando control, trazabilidad y cumplimiento normativo durante toda la cadena de procesos.
La directiva agregó que uno de los factores determinantes fue integrar las capacidades de automatización y cumplimiento dentro del flujo natural del negocio, eliminando fricciones entre sistemas y reduciendo la dependencia de procesos manuales.
Mayor control y eficiencia operativa
Como resultado de la implementación, la empresa redujo los riesgos fiscales y operativos asociados con la gestión documental y disminuyó los reprocesos derivados de tareas manuales.
La integración también permitió fortalecer el control sobre la recepción y emisión de documentos electrónicos, mejorar la consistencia de la información y facilitar una mayor visibilidad sobre el estado de las operaciones documentales en tiempo real.
De acuerdo con Patricia Bustos, los reportes suministrados por ESTELA permiten verificar que la compañía mantiene control sobre los riesgos fiscales y sobre el cumplimiento de los procesos relacionados con los pagos a proveedores, fortaleciendo así toda la operación.
Otro de los beneficios identificados fue la capacidad de responder con mayor eficiencia durante temporadas de alta demanda comercial, como campañas promocionales y temporadas de regreso a clases, manteniendo la continuidad operativa.
El compliance digital como ventaja competitiva
La experiencia demuestra que el cumplimiento normativo puede convertirse en un factor que fortalezca la operación empresarial más allá de las obligaciones regulatorias.
La incorporación de herramientas digitales permitió mejorar la trazabilidad de la información, optimizar la coordinación entre sistemas y facilitar una toma de decisiones basada en datos en tiempo real.
Para ESTELA, cuando el cumplimiento digital se integra de manera natural a la operación empresarial, se convierte en una ventaja competitiva que aporta mayor control, agilidad y capacidad de crecimiento para las organizaciones.
Con esta estrategia, Totto fortalece su compliance digital y consolida una infraestructura tecnológica orientada a respaldar la gestión documental, la eficiencia operativa y el crecimiento de su operación internacional.
